Rekisteriseloste laaditaan kaikista henkilörekistereistä. Siitä ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä. Selosteesta ilmenee myös, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet.
Samaan henkilörekisteriin luetaan kuuluviksi kaikki ne tiedot, joita käytetään samassa käyttötarkoituksessa. Samaan rekisteriin voi kuulua automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltäviä tietoja sekä esimerkiksi paperisella lomakkeella olevia tietoja, jos näitä kaikkia tietoja käytetään rekisterinpitäjälle kuuluvan saman tehtävän hoitamisessa.
Rekisteriseloste tulee pitää jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa. Jos rekisterinpitäjällä on useita toimipaikkoja, seloste on pidettävä nähtävillä kaikissa toimipaikoissa. Jos palvelua käytetään tietoverkossa, rekisteriseloste tulee liittää verkkopalvelun yhteyteen.
Halutessasi voit esittää pyynnön rekisterinpitäjän edustajalle saada nähtäväksesi rekisterinpitäjän laatimat rekisteriselosteet. Jos et saa selostetta nähtäväksesi, voit kääntyä tietosuojavaltuutetun puoleen.
